Ticari işlemler çoğu zaman hızlı müzakere, teklif, sipariş, teslim ve ödeme döngüsü içinde kurulur. Bu hız, sözleşme metninin, yetki belgelerinin ve ödeme kayıtlarının eksik bırakılması halinde ciddi ispat sorunları doğurabilir.
Sözleşme güvenliği, işlem yapılacak kişinin kim olduğu, hangi yetkiyle hareket ettiği, bedelin ne zaman ve nasıl ödeneceği, teslimin nasıl ispatlanacağı ve ihtilaf halinde hangi belgelerin kullanılacağı sorularına önceden cevap verilmesini gerektirir.
Bu yazıda ticari işlemlerde sözleşme güvenliğini etkileyen temel başlıklar ve işlem öncesinde dikkat edilebilecek belge düzeni genel olarak ele alınmaktadır.
01.Taraf Bilgileri Ve Yetki Kontrolü
Sözleşmenin tarafı olan kişi veya şirket doğru belirlenmelidir. Ticaret unvanı, MERSİS, vergi bilgileri, temsil yetkisi ve imza yetkilileri kontrol edilmeden işlem kurulması sonradan tartışma yaratabilir.
Temsil Yetkisi
Şirket adına imza atan kişinin yetkili olup olmadığı imza sirküleri, sicil kayıtları ve iç yetki belgeleri üzerinden incelenmelidir.
02.Bedel, Ödeme Ve Muacceliyet
Sözleşmede bedel, ödeme vadesi, para birimi, gecikme sonucu ve ödeme belgesi açık olmalıdır. Cari hesap, fatura ve mutabakat kayıtları sözleşme düzeniyle uyumlu tutulmalıdır.
Fatura Ve Cari Hesap
Fatura düzenlenmesi tek başına sözleşmenin bütün şartlarını ispatlamayabilir. Sipariş, teslim ve ödeme kayıtları birlikte korunmalıdır.
03.Teslim, Kabul Ve Ayıp Bildirimi
Mal veya hizmet tesliminde kabul koşulları, kontrol süresi ve ayıp bildirimi usulü sözleşmede belirlenmelidir. Teslimin kim tarafından ve hangi belgeyle yapıldığı ispat açısından önemlidir.
Teslim Tutanakları
Sevk irsaliyesi, teslim tutanağı, e-posta onayı veya sistem kaydı sözleşmenin niteliğine göre değerlendirilir.
04.Teminat, Cezai Şart Ve Sorumluluk
Teminat mektubu, kefalet, rehin, cezai şart veya garanti hükümleri ticari işlemin risk dağılımını etkiler. Bu hükümlerin geçerliliği ve uygulanma koşulları açık kurulmalıdır.
Sorumluluk Sınırı
Sorumluluğun sınırlandırılması veya belirli zarar türlerinin dışlanması, sözleşmenin niteliği ve emredici hükümlerle birlikte değerlendirilmelidir.
05.Elektronik Kayıtlar Ve Delil Düzeni
Teklif, sipariş, onay, revizyon ve teslim süreçleri çoğu zaman elektronik ortamda yürür. E-posta, mesaj, sistem kaydı ve e-imza belgelerinin bütünlüğü korunmalıdır.
Kayıt Zinciri
Sözleşme revizyonlarının hangi tarihte ve kim tarafından onaylandığı görülebilir olmalıdır.
06.Uyuşmazlık Hükümleri
Yetkili mahkeme, uygulanacak hukuk, arabuluculuk, bildirim adresleri ve tebligat hükümleri işlem güvenliğinin parçasıdır. Bu hükümler yalnızca metnin sonunda yer alan standart maddeler olarak görülmemelidir.
Bildirim Adresi
Tarafların tebligat ve bildirim adresleri güncel değilse ihtar ve fesih süreçlerinde sorun yaşanabilir.
07.İşlem Öncesi Kontrol Listesi
Ticari işlem kurulmadan önce kısa bir kontrol listesiyle temel riskler görülebilir. Bu kontrol, işlemin gereksiz şekilde ağırlaştırılması değil, belgelendirilebilir hale getirilmesidir.
- Taraf ve temsil yetkisi kontrol edilir.
- Bedel, vade ve ödeme yöntemi netleştirilir.
- Teslim ve kabul belgeleri belirlenir.
- Teminat ve sorumluluk hükümleri yazılır.
- Uyuşmazlık ve bildirim hükümleri gözden geçirilir.
08.Sık Karşılaşılan Sorular
Fatura bazı hususlarda delil olabilir; ancak sözleşmenin tüm hükümlerini tek başına göstermeyebilir. Sipariş, teslim ve yazışmalar birlikte incelenmelidir.
Belirli hallerde elektronik yazışmalar sözleşme ilişkisinin kurulmasına veya içeriğine delil olabilir. Şekil şartı olan işlemler ayrıca değerlendirilir.
Hayır. Cezai şart işlem riskine, ihlal ihtimaline ve tarafların yükümlülüklerine göre değerlendirilmelidir.
İmza atan kişinin yetkisiz olduğu iddiası sözleşmenin tarafını ve bağlayıcılığını tartışmalı hale getirebilir.